Wat moet er op mijn factuur staan?

In principe ben je vrij om je facturen vorm te geven zoals jij wilt. Er is echter wel wat informatie die verplicht op je document moet komen te staan.
De belangrijkste regel is dat jouw factuur een eind document moet zijn, zoals een PDF die niet meer aangepast kan worden. Word documents of andere makkelijk te veranderen bestanden zijn een NO GO!

WETTELIJK VERPLICHT OP JE FACTUUR
Informatie die wettelijk verplicht is op B2B (zakelijke klant) facturen naar klanten in Nederland:

  1. Jouw bedrijfsnaam en adres;
  2. Je Kamer van Koophandel nummer (indien je die hebt);
  3. Je BTW nummer (indien je die hebt – geen BTW nummer? Dan mag je geen BTW rekenen);
  4. De naam en het adres van je klant;
  5. Factuurdatum
  6. Een uniek factuurnummer dat opvolgend is in een reeks (bijv. 2018001, 2018002 etc.);
  7. Een omschrijving van je dienst/ product, inclusief aantallen of tijdvak;
  8. De netto prijs;
  9. Het BTW tarief;
  10. Het BTW bedrag;
  11. De bruto prijs (totaal prijs te betalen)

De volgende informatie is niet verplicht maar wel super handig:

  1. Je bankgegevens voor de betaling, of status ‘betaald’ indien dat het geval is;
  2. De betalingstermijn (o, 7, 14 of 30 dagen. Indien je dit niet vermeld is de wettelijke termijn 30 dagen na de factuurdatum);
  3. Je bedrijfslogo

 

 

 

LET OP! In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen. Hoe dat precies zit kun je HIER lezen.
Als je met particuliere klanten werkt dan gelden er minder strenge regels, je bent dan niet verplicht om een volledige factuur op te maken.

WELKE VALUTA MAG ER OP JE FACTUUR STAAN?
Alle prijzen moeten verplicht in Euro’s worden weergegeven. Je mag eventueel andere valuta met een exchange rate toevoegen.
In dit artikel over buitenlandse valuta in je boekhouding kun je er meer over lezen.

WANEER VERSTUUR JE EEN FACTUUR?
Een factuur hoor je officieel maximaal 15 dagen na maandeinde waarin je de dienst/ het product geleverd hebt te versturen.
Dus je hebt een dienst geleverd op 10 april, dan moet je de factuur voor 15 mei opsturen naar je klant.