In principe ben je vrij om jouw facturen vorm te geven zoals jij wilt. Er is echter wel wat informatie die verplicht op een factuur moet komen te staan. De belangrijkste regel is dat jouw factuur een eind document moet zijn, zoals een PDF die niet meer aangepast kan worden. Word documenten of andere makkelijk te veranderen bestanden zijn dus een NO GO!

Wettelijke verplichtingen op jouw factuur

Informatie die wettelijk verplicht is op B2B (zakelijke klant) facturen naar klanten in Nederland:

1. Jouw bedrijfsnaam en adres.
2. Jouw KVK-nummer (indien je die hebt).
3. Jouw btw-nummer (Heb je geen btw-nummer of zijn jouw activiteiten vrijgesteld van btw? Dan mag je geen btw rekenen);
4. De naam en het adres van je klant;
5. Factuurdatum
6. Een uniek factuurnummer dat opvolgend is in een reeks (bijv. 2018001, 2018002 etc.);
7. Een omschrijving van je dienst/ product, inclusief aantallen of tijdvak;
8. De netto prijs;
9. Het BTW tarief;
10. Het BTW bedrag;
11. De bruto prijs (totaal prijs te betalen)

De volgende informatie is niet verplicht, maar wel super handig:

1. Jouw bankgegevens voor de betaling, of status ‘betaald’ indien dat het geval is.
2. De betalingstermijn (7, 14 of 30 dagen. Indien je dit niet vermeld, is de wettelijke termijn 30 dagen na de factuurdatum).
3. Jouw bedrijfslogo.

LET OP! In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen. Hoe dat precies zit kun je HIER lezen.
Als je met particuliere klanten werkt dan gelden er minder strenge regels, je bent dan niet verplicht om een volledige factuur op te maken.

Welke valuta mag er op jouw factuur staan?

Alle prijzen moeten verplicht in Euro’s worden weergegeven. Je mag eventueel andere valuta met de wisselkoers toevoegen.
Het maakt ook niet uit of je in Euro’s of in andere valuta uitbetaald wordt. In dit artikel over buitenlandse valuta in jouw boekhouding kun je er meer over lezen.

Wanneer verstuur je een factuur?

Een factuur hoor je officieel maximaal 15 dagen na het einde van de maand waarin je de dienst/het product hebt geleverd, te versturen. Wanneer je dus een dienst hebt geleverd op 10 april, dan moet je de factuur voor 15 mei opsturen naar jouw klant.

Meer informatie en hulp nodig?

Wil je meer weten? Neem dan eens een kijkje in onze kennisbank bij het onderwerp ‘administratie’ en in onze gratis besloten Facebook-groep ‘Let’s Talk About Tax’.

HOT Jaarplan

Heb je naast deze informatie behoefte aan meer hulp en ondersteuning? Neem dan eens een kijkje bij ons HOT Jaarplan. Door middel van wekelijkse mails, belangrijke deadlines, verschillende masterclasses en een-op-een ondersteuning weet jij precies wat jou te doen staat op het gebied van boekhouding en administratie. Met het HOT Jaarplan heb jij vaste toegang tot handige tutorials, templates en checklist. Hiermee krijg jij rust en overzicht en kun jij je focussen op de toekomst van jouw onderneming.