De hoofdregels voor BTW aftrek zijn vrij simpel:

1. Zijn de uitgaven zakelijk?
2. Zijn de zakelijke uitgaven gedaan voor bedrijfsactiviteiten waarvoor je BTW in rekening brengt?

Het tweede deel is vooral van belang indien je ook diensten aanbiedt waarover geen BTW wordt gerekend – de BTW van alle kosten die hierop betrekking hebben zijn niet aftrekbaar.

Het eerste deel is voor iedereen van belang. Want wanneer zijn je kosten nu zakelijk, wanneer gemengd of privé?

Over het algemeen kun je stellen dat kosten die je hebt gemaakt die je niet zou hebben gemaakt als je geen bedrijf zou hebben gezien kunnen worden als zakelijke kosten.

Voor een aantal veelvoorkomende kosten heeft de wetgever echter bepaald dat zij niet als zakelijk aangemerkt kunnen worden; bijvoorbeeld bij eten en drinken in horeca gelegenheden.

De BTW over jouw koffie afspraken, lunch meetings, en werkbesprekingen in een bar of restaurant is dus niet aftrekbaar in je BTW aangifte. In plaats daarvan neem je het bedrag inclusief BTW mee in je administratie voor de inkomstenbelasting. (Je telt de BTW dus bij het netto bedrag op)

Let op! De BTW regels wemelen van de uitzonderingen, en laat het nu niet anders zijn.
Dit zijn de 3 belangrijkste gevallen waarin afgeweken wordt van de standaard regeling:

1. Als je het eten en drinken meeneemt/ afhaalt bij een horeca gelegenheid voor jouw zakelijke meeting dan is de BTW gewoon volledig aftrekbaar;
2. Bonnen van de supermarkt vallen niet onder de horeca regeling. Indien jij inkopen doet voor een zakelijke lunch dan is de BTW dus aftrekbaar. De BTW zal niet aftrekbaar zijn voor eten en drinken op kantoor voor jouw eenmanszaak. Je dagelijkse koffie wordt echt gezien als privé uitgave.
3. Indien je personeel in dienst hebt (of DGA bent van een BV) dan kunnen er andere regels gelden. Meer informatie vind je hier op de website van de Belastingdienst.

Weet je niet helemaal zeker of de BTW aftrekbaar is in jouw situatie? Neem dan contact op met jouw belasting professional voordat je volgende BTW aangifte de deur uit gaat. Dit voorkomt terugbetalingen en latere correcties.