Je hebt een super leuke buitenlandse klant aan de haak geslagen, of eindelijk je favoriete graphic designer kunnen strikken voor een ontwerp, lekker makkelijk via the interwebs. Maar dan kom de factuur. Jij houdt je administratie in Euro’s bij. (Ja echt, dat doe je  – want dit is wettelijk verplicht), maar je contact ontvangt of betaalt in Dollars, Yen, Ponden of andere valuta. En nu?
Gelukkig is er een ‘trucje’ die je maar 1x hoeft te weten en daarna kan toepassen op al je buitenlandse valuta facturen:

Jij verkoopt (omzet) aan een buitenlandse valuta klant

1. Je factuur stel je op in Euro;
2. Je mag daar het bedrag aan buitenlandse valuta en de exchange rate* aan toevoegen.
Hiervoor gebruik je de factuurdatum als referentiepunt;
Jouw klant betaalt natuurlijk uit in de buitenlandse valuta. Doordat er meestal een aantal dagen (weken/ maanden) tussen de factuur en betaling zit kan het heel goed zijn dat de exchange rate veranderd is. In dat geval sluit het bedrag dat je in Euro’s ontvangt niet aan bij het bedrag dat open staat in je administratie. Er is dus een vervolgstap:
3. Het verschil tussen de factuur en de betaling boek je weg in je boekhouding als valutaverschil. De naam van deze rekening kan per boekhoudsysteem verschillen (mutatieverschil – valutaverschil etc.) Mocht je Excel gebruiken dan maak je gewoon een extra tabblad aan waarop je een overzicht maakt de verschillen.
Het verschil tussen het factuur bedrag en de betaling kan natuurlijk positief of negatief voor jou uitvallen. Aan het einde van het jaar tijdens het opmaken van de cijfers voor de aangifte inkomstenbelasting kijken we naar de som van alle betalingsverschillen ( je telt alle positive en negatieve bedragen bij elkaar op) – de uitkomst hiervan wordt opgenomen in je administratie als een verlies, of als winst indien je over het hele jaar meer betaald hebt gekregen dan gefactureerd had.

Jij hebt gekocht (kosten) van een buitenlandse valuta klant

1. Je krijgt een factuur in buitenlandse valuta;
2. Je gebruikt de exchange rate* van de factuur datum om deze factuur in Euro in je administratie te verwerken;
3. Je betaalt ditzelfde bedrag in Euro zodat de factuur matched, of je betaalt in de buitenlandse valuta en volgt stap 3 van verkopen (bovenstaand)

*Om de exchange rates te bepalen kun je het beste 1 provider pakken en die altijd als bron gebruiken. Bijvoorbeeld: XE Currency Converter

That’s it! Je administratie sluit nu aan en ziet er gelikt uit. Nu de btw-aangifte nog.

Meer informatie en hulp nodig?

Wil je meer weten? Neem dan eens een kijkje in onze kennisbank bij het onderwerp ‘administratie’ en in onze gratis besloten Facebook-groep ‘Let’s Talk About Tax’.

HOT Jaarplan

Heb je naast deze informatie behoefte aan meer hulp en ondersteuning? Neem dan eens een kijkje bij ons HOT Jaarplan. Door middel van wekelijkse mails, belangrijke deadlines, verschillende masterclasses en een-op-een ondersteuning weet jij precies wat jou te doen staat op het gebied van boekhouding en administratie. Met het HOT Jaarplan heb jij vaste toegang tot handige tutorials, templates en checklist. Hiermee krijg jij rust en overzicht en kun jij je focussen op de toekomst van jouw onderneming.