Aangezien ik vorige week mijn tweede shout out voor business starters poste, is het wel zo eerlijk om mijn # 1 Shout Out met jullie te delen:

Bewaar een kopie van al je business documenten en communicatie vanaf het moment dat je start!

En nee, de start begint niet vanaf het moment dat je je bij de Kamer van Koophandel inschrijft, het is het moment wanneer je bedrijfsideeën opkomen. Wees je daar bewust van. We komen bij het gedeelte dat gaat over wat je kunt aftrekbaar is en wat niet. Bewaar een kopie van al je bonnen en facturen.
Mijn eigen voorkeur gaat uit naar het maken van een foto met mijn telefoon voor papieren bonnen en facturen. Het is het handigste om deze als afbeeldingen op te slaan in een bepaalde map die gelinkt is aan een online opslagaccount. Je kunt hiervoor gebruik maken van Dropbox of Google Drive. Papieren bonnen hebben de neiging om snel te vervagen.. ze zijn sneller vervaagd dan je kunt overzien, dus bewaar ze zeker niet in een schoenendoos.

Waarom je al deze exemplaren moet bewaren?

Ze worden niet alleen bewaard totdat je ze hebt geregistreerd in je administratie. Volgens de wet is het verplicht om alle documenten te bewaren voor ten minste 7 fiscale (kalender) jaren, zodat het belastingbureau deze kan controleren indien nodig. Voor sommige aankopen, zoals bedrijfsgebouwen, zijn de perioden langer. Excuusjes, zoals gestolen laptops of huizen die afgebrand zijn worden helaas niet geaccepteerd (het belastingkantoor zal jouw administratie gewoon ‘corrigeren’ wanneer ze het gevoel hebben dat er iets mist) – dus back ups zijn een must!