Het bijhouden van je uren als zelfstandige is niet per se je leukste dagelijkse activiteit, zelfs als je dondersgoed weet dat het mega belangrijk is om al je activiteiten inzichtelijk te hebben. Voor de zelfstandigenaftrek, je productiviteit, en natuurlijk jouw groei als ondernemer is een urenregistratie onmisbaar.

Het inzichtelijk maken van data hoeft gelukkig niet veel werk te zijn.
Sterker nog.. met maar 24 uur in een dag en heel veel mooie doelen om te behalen is het juist noodzakelijk om ook dit deel van je ondernemerschap zoveel mogelijk te automatiseren.

Bij deze 3 tips om direct in te zetten:

1 | Dagplanning = urenregistratie

Let’s talk software. Ik zweer bij Google Calendar.
Door de jaren heen heb ik verschillende apps gebruikt, maar vond het eigenlijk alleen maar extra gedoe voor het business model waarmee House of Tax werkt. Ondernemen mag simpel zijn, en zo min mogelijk verschillende software programma’s gebruiken maakt daar deel van uit voor mij.

Mijn eigen urenregistratie begint als dagplanning. Ik heb een standaard ‘template’ met een aantal vooraf ingevoerde terugkerende agenda afspraken voor mijn non negotiables en taken die ik elke dag wil uitvoeren. Ze staan ingepland met een schatting van de tijd die ik eraan wil besteden – aan mij vervolgens de taak om alle acties ok daadwerkelijk binnen de ingeplande tijd uit te voeren (of om prioriteiten te gaan stellen indien dat niet lukt)

Ik weet dan precies hoeveel tijd ik die dag heb om te besteden aan werk, en heb een reële schatting van welke activiteiten daarin gaan passen.
Eventuele afspraken met derden, bijvoorbeeld klanten, koffie dates, netwerkevenement, online consults, en meer komen handmatig via e-mail of automatisch via ons boekingssysteem in mijn kalender op de tijden die nog open staan.

En, tadaaaaa! daar staat niet alleen je planning maar ook direct je urenregistratie!

Om overzicht te houden kun je gebruik maken van bijvoorbeeld verschillende labels en kleuren om onderscheid te maken tussen het type activiteiten.Ook is het mogelijk om je agenda te exporteren naar Excel of PDF om analyses te aken of de gegevens door te sturen naar je boekhouder of de belastinginspecteur.

Uurtje-factuurtje

Werk je zelf veel op uurtarief? Of met een x aantal uren op projectbasis? Kijk dan eens naar het programma Moneybird.
We zijn hier op kantoor al groot fan van het boekhoudpakket dat zij aanbieden, maar nu er sinds kort een module urenregistratie aan hangt is het ook echt een must-have pakket geworden voor elke ondernemer die op uurtarief werkt. Je hebt dan namelijk alles in 1 systeem staan en kan jouw uren direct doorfactureren naar je klant.

Wil je weten of deze methode fijn werkt voor jou zonder dat je er direct aan vastzit? Dat kan!
Via House of Tax | Moneybird (affiliate link) kun je nu 120 dagen gratis gebruik maken van het gehele software pakket, inclusief facturatie, boekhouding, offertes, en uiteraard de urenmodule!

2 | Urenregistratie categoriseren

Maak gebruik van een aantal standaard categorieën in je urenregistratie zodat je heel makkelijk kan filteren op bepaalde activiteiten. Bijvoorbeeld SOCIAL MEDIA, of EMAIL.
Kijk eens per kwartaal kritisch naar jouw categorieën. Hoeveel tijd besteed je aan bepaalde activiteiten? En, loopt dit nog wel in lijn met jouw doelen?

Welke activiteiten kun je (met minimaal 10%) verkorten?
Voorbeeld: door de tijd die je aan een taak wilt besteden in te korten, met de activiteit te stoppen, of ze door te zetten naar iemand in je team/ een freelancer kun je met een simpele verandering gerichter en sneller naar je doelen toe werken.

Je hebt hier puur goud te pakken! Je kan namelijk wel hardop blijven uitspreken wat je belangrijk vindt, en denken dat je elke dag minimaal 1% vooruit gaat – maar je zal zien dat vanuit je urenregistratie de waarheid – uit jouw geregistreerde acties – (soms pijnlijk) anders kan zijn.

3 | Cloud & Back ups

Ik zou het bijna vergeten om mee te nemen omdat het zo vanzelfsprekend is geworden voor mij en het team om vanuit de cloud te werken, dit maakt echt een wereld van verschil! Met een aantal kleine handelingen zorg je ervoor dat jouw administratie veilig staat. Super belangrijk, aangezien het wettelijk verplicht is om je gehele administratie 7 kalenderjaren te bewaren.

Dit mag in principe zowel op papier als digitaal, maar als je er echt zeker van wilt zijn dat jouw gegevens niet per ongeluk verdwijnen indien je laptop crasht (welke laptop gaat er nu nog 7 jaar mee?) of je map kwijt raakt in een verhuizing dan kun je het beste werken in een online omgeving.

Google Drive speelt bij House of Tax een hele grote rol in het opslaan en bijhouden van gegevens. Het werkt super fijn, maar ook daar geldt gewoon dat als je iets wist het ook echt kwijt is. Omdat er meerdere mensen werkzaam zijn in mappen met belangrijke documenten zorg ik ervoor dat er automatische back ups plaatsvinden.

Met een programma als Spin Backup (geen affiliate link) kost je dat slechts 3 USD per maand, en scheelt je het minstens 30-60 minuten per maand aan handmatig back ups maken. #easypeasy

Meer informatie en hulp nodig?

Wil je meer weten? Neem dan eens een kijkje in onze kennisbank bij het onderwerp ‘administratie‘ en in onze gratis besloten Facebook-groep ‘Let’s Talk About Tax’.

HOT Jaarplan

Heb je naast deze informatie behoefte aan meer hulp en ondersteuning? Neem dan eens een kijkje bij ons HOT Jaarplan. Door middel van wekelijkse mails, belangrijke deadlines, verschillende masterclasses en een-op-een ondersteuning weet jij precies wat jou te doen staat op het gebied van boekhouding en administratie. Met het HOT Jaarplan heb jij vaste toegang tot handige tutorials, templates en checklist. Hiermee krijg jij rust en overzicht en kun jij je focussen op de toekomst van jouw onderneming.