Het bijhouden van je uren als zelfstandige is niet per se je leukste dagelijkse activiteit, zelfs als je dondersgoed weet dat het mega belangrijk is om al je activiteiten inzichtelijk te hebben. Voor de zelfstandigenaftrek, je productiviteit, en natuurlijk jouw groei als ondernemer (fempires worden natuurlijk niet vanuit zichzelf uit de grond gestampt)

Het inzichtelijk maken van data hoeft gelukkig niet veel werk te zijn.

Sterker nog.. met maar 24 uur in een dag en heel veel mooie goals om te behalen is het juist noodzakelijk om ook dit deel van je ondernemerschap zoveel mogelijk te automatiseren.

Bij deze 3 tips om direct in te zetten:

1 | DAGPLANNING = URENREGISTRATIE

Let’s talk software. Ik zweer bij Google Sheets.
Door de jaren heen heb ik verschillende apps gebruikt, maar vond het eigenlijk alleen maar extra gedoe. Ondernemen mag simpel zijn, en zo min mogelijk verschillende software programma’s gebruiken maakt daar deel van uit voor mij.

Ik open dagelijks mijn BUSINESS & LEGACY document (in de Badass Starter Kit gaan we met jouw enige eigenste B&L doc aan de slag!), en werk daar voor 80% uit.

Mijn urenregistratie begint als dagplanning. Ik heb een standaard ‘template’ met een aantal vooraf ingevulde regels voor mijn non negotiables en taken die ik elke dag wil uitvoeren. Daarachter staat een schatting van de tijd die ik eraan wil besteden.

Het template plak ik elke ochtend vers onder de vorige dag, en spendeer dan max. 3 minuten tijd aan aanpassingen – omdat elke dag toch een beetje anders is.

Ik weet dan precies hoeveel tijd ik die dag heb om te besteden aan werk, en heb een reële schatting van welke activiteiten daarin gaan passen (zodat ik meteen mijn prioriteiten kan stellen).

Nadat een activiteit gedaan is hoef ik het alleen nog maar af te vinken.
En tadaaaaa! daar staat je urenregistratie.

2 | CATEGORISEREN

Maak gebruik van een aantal standaard categoriën in je urenregistratie zodat je heel makkelijk kan filteren op bepaalde activiteiten. Bijvoorbeeld SOCIAL MEDIA, of EMAIL.

Kijk eens per kwartaal (of per sprint) kritisch naar jouw categoriën. Hoeveel tijd besteed je aan bepaalde activiteiten? En, is dit nog wel aligned met jouw doelen?

Welke activiteiten kun je (met minimaal 10%) verkorten?
Bijvoorbeeld door de tijd die je eraan wilt besteden in te korten, met de activiteit te stoppen, of ze door te zetten naar iemand in je team/ een free lancer?

Je hebt hier puur goud te pakken! Je kan namelijk wel journalen totdat je een ons weegt over dat je X heel belangrijk vindt, en denken dat je elke dag minimaal 1% vooruit gaat – vanuit je urenregistratie zal de (soms pijnlijke) waarheid naar boven komen.

3 | CLOUD & BACK UPS

Ik zou het bijna vergeten om mee te nemen omdat het zo vanzelfsprekend is geworden voor mij en het team om vanuit de cloud te werken, best decision ever!

Het is wettelijk verplicht om je gehele administratie 7 kalenderjaren te bewaren. Dit mag zowel op papier als digitaal. Als je er echt zeker van wilt zijn dat jouw gegevens niet per ongeluk verdwijnen als jouw laptop crasht of je map kwijt raakt in een verhuizing dan kun je het beste werken in een online omgeving.

Google Drive is mijn GO-TO. Voor bijna alles, inclusief de urenregistraties.
Omdat er meerdere mensen werkzaam zijn in mappen met belangrijke documenten zorg ik ervoor dat er automatische back ups plaatsvinden.

Met een programma als Spin Backup (geen affiliated link) kost je dat slechts 3 USD per maand, en scheelt je het minstens 30-60 minuten aan handmatig back ups maken. #easypeasy